Power BI Report Sharing & App Access Guide | Power BI Service Tutorial Tamil

Power BI report build பண்ணி publish பண்ணிட்டீங்களா? அடுத்த முக்கியமான step என்னனா 👉 Stakeholders / Users கிட்ட access கொடுப்பது .

இந்த blog-ல் Power BI Service-ல் users க்கு report access எப்படி கொடுக்கலாம், App method ஏன் best practice, refresh schedule, security setup எல்லாமே step-by-step பார்ப்போம்.

---

🔐 Power BI Access கொடுக்க 2 முக்கிய Methods

Power BI report access கொடுக்க இரண்டு common methods இருக்கு:

📌 1. Direct Report Sharing

Report open பண்ணி Share button click பண்ணுங்க.

👉 User email ID அல்லது DL group email ID கொடுக்கலாம்
👉 அவர்கள் mail-ல link receive பண்ணுவாங்க
👉 அந்த link மூலம் report access பண்ணலாம்

⚠️ But இது recommended method இல்லை

Large organizations-ல் direct sharing use பண்ணினா management கடினம் ஆகும்.

---

✅ 2. App Method (Recommended)

Best practice என்னனா Power BI App create பண்ணி users க்கு share பண்ணுவது.
இதனால்:
✨ Professional user experience
✨ Multiple reports ஒரே இடத்தில் share பண்ணலாம்
✨ Audience-wise access கொடுக்கலாம்
✨ Easy maintenance

---

📱 Power BI App எப்படி Create பண்ணுவது?

Workspace open பண்ணுங்க.

👉 Create App option click பண்ணுங்க.

Step 1: App Details

📝 App Name
📝 Description
📝 Dashboard purpose

உதாரணம்:

Ecommerce Sales Dashboard
Monthly Executive Dashboard

---

Step 2: Add Content

Workspace-ல் உள்ள reports list வரும்.

👉 எந்த report share பண்ணணுமோ அதை select பண்ணுங்க.

Need இருந்தா external links கூட add பண்ணலாம்:

🔗 SOP Documents
🔗 SharePoint
🔗 Internal Portals

---

Step 3: Audience Setup

யார் access பண்ணணுமோ அவர்களின் email IDs add பண்ணலாம்.

உதாரணம்:

📧 Sales Team
📧 HR Team
📧 Finance Team

---

🎯 Multiple Teams இருந்தா என்ன செய்வது?

ஒரே workspace-ல் multiple reports இருந்தாலும் separate audience create பண்ணலாம்.

Example:

👥 HR Audience

HR reports மட்டும் show ஆகும்.

👥 Marketing Audience

Marketing reports மட்டும் show ஆகும்.

👥 Ecommerce Audience

Ecommerce dashboard மட்டும் show ஆகும்.

இதனால் wrong users wrong reports பார்க்க முடியாது.

---

🔄 Update App மறக்காதீங்க

Report changes பண்ணிட்டீங்கனா:

👉 Dataset refresh மட்டும் போதாது
👉 Update App click பண்ணணும்

அதுக்கப்புறம்தான் users க்கு latest changes reflect ஆகும்.

---

🔁 Dataset Refresh எப்படி Setup பண்ணுவது?

Settings → Dataset → Refresh

Choose:

🕒 Time Zone
📅 Daily Refresh
📅 Weekly Refresh

Example:

Every day காலை 8 AM
Every Monday 9 AM

---

📧 Refresh Failure Alert

Refresh fail ஆயிட்டா mail வரணுமா?

ஆம் 👇

Additional contact emails add பண்ணலாம்.

---

🔒 Row Level Security (RLS)

Different users different data பார்க்கணுமா?
Use Row Level Security

Example:
👤 Chennai manager → Chennai data only
👤 Mumbai manager → Mumbai data only
Security option-ல் users assign பண்ணலாம்.

---

🧠 Important Note

App create பண்ணிட்டதுக்கு அப்புறம் report change செய்தீங்கனா:

❌ Users உடனே பார்க்க முடியாது
✅ Update App கொடுத்த பிறகுதான் changes reflect ஆகும்

---

💼 Real-Time Best Practice

Large companies mostly use:

✅ Workspace for developers
✅ App for business users
✅ Audience segmentation
✅ Scheduled refresh
✅ RLS security

---

🎯 Final Thoughts

Power BI-ல் report build பண்ணுவது மட்டும் skill இல்லை.

👉 Right users க்கு share பண்ணணும்
👉 Secure access கொடுக்கணும்
👉 Smooth refresh setup பண்ணணும்
👉 Professional app experience கொடுக்கணும்

இதுதான் real-time Power BI deployment.

---

🎬 Learn More

இந்த full process-ஐ practical demo-வாக பார்க்க video கண்டிப்பா watch பண்ணுங்க.

👉 Power BI App creation
👉 Sharing users
👉 Refresh setup
👉 Security access

Full video பார்த்தா complete clarity கிடைக்கும் 🚀